Chuyển từ thực tập sinh sang visa kỹ năng đặc định Nhật Bản 2026: điều kiện và thủ tục

Kỹ năng đặc định là gì và khác gì thực tập sinh?

Kỹ năng đặc định (tokutei ginou) là tư cách lưu trú cho phép người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản trong các ngành đang thiếu lao động, với mức lương được trả tương đương người Nhật. Khác với thực tập kỹ thuật, đây là tư cách lưu trú để làm việc chứ không phải để học nghề.

Chương trình có hai bậc. Kỹ năng đặc định số 1 làm việc tối đa 5 năm và không được dẫn gia đình. Kỹ năng đặc định số 2 không giới hạn thời gian lưu trú và được dẫn vợ hoặc chồng, con theo. Vì vậy với nhiều người từng đi thực tập, chuyển sang kỹ năng đặc định là bước đi quan trọng để ở lại Nhật lâu dài.

Thực tập kỹ thuật có thời hạn tối đa 5 năm và thường phải về nước khi kết thúc. Kỹ năng đặc định mở ra con đường tiếp tục làm việc theo hợp đồng lao động, được hưởng chế độ lao động đầy đủ và có cơ hội nâng lên bậc 2 hoặc chuyển sang tư cách lưu trú khác.

Ai đủ điều kiện chuyển sang kỹ năng đặc định?

Đối tượng thuận lợi nhất là người đã hoàn thành tốt thực tập kỹ thuật số 2 (thường là 3 năm) hoặc hoàn thành thực tập kỹ thuật số 3 (5 năm), làm đúng ngành đã thực tập và tìm được công ty tiếp nhận.

Điều kiện cốt lõi là chứng minh bạn đã hoàn thành tốt chương trình thực tập. Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản chấp nhận chứng chỉ kiểm tra kỹ năng nghề hạng ba, hoặc phiếu đánh giá quá trình thực tập kỹ thuật do công ty tiếp nhận lập, làm căn cứ xét miễn kỳ thi kỹ năng.

Trường hợp từng trượt kỳ thi kỹ năng của thực tập sinh vẫn có thể được xem xét nếu công ty thực tập cấp phiếu đánh giá và bạn tìm được công ty tiếp nhận kỹ năng đặc định.

• Hoàn thành tốt thực tập kỹ thuật số 2 (khoảng 3 năm) hoặc số 3 (khoảng 5 năm).
• Có chứng chỉ kiểm tra kỹ năng nghề hạng ba hoặc phiếu đánh giá thực tập kỹ thuật.
• Ký được hợp đồng lao động với công ty tiếp nhận lao động nước ngoài.
• Đáp ứng yêu cầu tiếng Nhật của ngành, trừ trường hợp được miễn.
• Không thuộc diện bị cấm nhập cảnh hoặc có vi phạm nghiêm trọng về cư trú, lao động.

Miễn thi kỹ năng và miễn thi tiếng Nhật: quy định cụ thể

Nguyên tắc chung để làm việc diện kỹ năng đặc định số 1 là phải đỗ kỳ thi kỹ năng của ngành và một trong hai kỳ thi tiếng Nhật là JFT-Basic hoặc năng lực tiếng Nhật N4 trở lên.

Người hoàn thành tốt thực tập kỹ thuật số 2 được miễn cả kỳ thi kỹ năng và kỳ thi tiếng Nhật khi làm đúng ngành, nhóm nghề đã thực tập. Nếu chuyển sang ngành hoặc nhóm nghề khác, bạn vẫn được miễn thi tiếng Nhật nhưng phải đỗ kỳ thi kỹ năng của ngành mới.

Người hoàn thành thực tập kỹ thuật số 3 được miễn cả hai kỳ thi và linh hoạt hơn khi chuyển sang các nhóm nghề liên quan. Người chưa từng tham gia thực tập kỹ thuật, ví dụ du học sinh đã về nước, phải dự thi đầy đủ.

• Thực tập số 2 hoàn thành tốt, làm đúng ngành: miễn thi kỹ năng và miễn thi tiếng Nhật.
• Thực tập số 2 chuyển ngành khác: miễn thi tiếng Nhật, phải thi kỹ năng của ngành mới.
• Thực tập số 3 hoàn thành tốt: miễn cả hai kỳ thi.
• Các trường hợp khác: phải đỗ kỳ thi kỹ năng và JFT-Basic hoặc năng lực tiếng Nhật N4 trở lên.

Ngành nghề được chuyển: lưu ý về nhóm nghề

Kỹ năng đặc định số 1 hiện áp dụng cho 19 lĩnh vực, gồm chăm sóc điều dưỡng (kaigo), chế biến thực phẩm và đồ uống, phục vụ ăn uống, xây dựng, nông nghiệp, ngư nghiệp, khách sạn, vệ sinh tòa nhà, sản xuất sản phẩm công nghiệp, bảo dưỡng ô tô, hàng không, vận tải ô tô, đường sắt, lâm nghiệp, công nghiệp gỗ, tái chế tài nguyên, dịch vụ sản phẩm vải và kho logistics.

Mỗi ngành lại chia thành nhiều nhóm nghề khác nhau. Việc bạn có được miễn thi kỹ năng hay không phụ thuộc vào việc ngành và nhóm nghề đã thực tập có nằm trong danh mục được chuyển đổi hay không.

Trước khi ký hợp đồng, bạn nên nhờ công ty tiếp nhận hoặc tổ chức phái cử kiểm tra đối chiếu giữa nghề thực tập số 2 và nhóm nghề kỹ năng đặc định số 1, vì có những nghề thực tập chưa tương ứng với nhóm nghề kỹ năng đặc định nào.

• Chăm sóc điều dưỡng (kaigo), phục vụ ăn uống, chế biến thực phẩm và đồ uống.
• Xây dựng, sản xuất sản phẩm công nghiệp, bảo dưỡng ô tô, hàng không, đóng tàu.
• Nông nghiệp, ngư nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp gỗ.
• Khách sạn, vệ sinh tòa nhà, tái chế tài nguyên, kho logistics, dịch vụ sản phẩm vải.
• Vận tải ô tô và đường sắt: một số vị trí yêu cầu tiếng Nhật cao hơn, thường là N3.

Thủ tục: ở Nhật thì đổi tư cách lưu trú, đã về nước thì xin lại từ đầu

Nếu bạn còn ở Nhật với tư cách lưu trú hợp pháp, thủ tục là xin đổi tư cách lưu trú sang kỹ năng đặc định tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh địa phương. Về cơ bản người lao động nộp hồ sơ, nhưng thông thường nhân viên công ty tiếp nhận nộp thay.

Nếu bạn đã về nước, quy trình gồm hai bước: công ty tiếp nhận xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật Bản, sau đó bạn nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản.

Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản khuyến cáo nộp hồ sơ đổi tư cách lưu trú trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc ít nhất hai tháng. Sau khi kế hoạch thực tập kết thúc, bạn không được tiếp tục làm việc với tư cách thực tập sinh kể cả khi hồ sơ đang chờ xử lý, nên nộp sớm để tránh gián đoạn thu nhập.

• Bước 1: tìm công ty tiếp nhận và ký hợp đồng lao động.
• Bước 2: chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nếu đang ở Nhật, hoặc xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú nếu đang ở Việt Nam.
• Bước 3: nhận kết quả, đổi thẻ lưu trú hoặc nộp hồ sơ xin visa tại cơ quan đại diện Nhật Bản.
• Bước 4: nhập cảnh hoặc bắt đầu làm việc theo hợp đồng mới.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ thay đổi tùy theo bạn xin đổi tư cách lưu trú trong Nhật Bản hay xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú từ nước ngoài, nhưng nhóm giấy tờ chứng minh năng lực và quan hệ lao động là giống nhau.

Giấy tờ tiếng Việt nên được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh. Nếu dùng dịch vụ, bạn nên giữ cả bản gốc và bản dịch để đối chiếu khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu giải trình.

• Đơn xin đổi tư cách lưu trú hoặc đơn xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú.
• Hợp đồng lao động với công ty tiếp nhận, ghi rõ công việc, địa điểm và mức lương.
• Chứng chỉ kiểm tra kỹ năng nghề hạng ba hoặc phiếu đánh giá thực tập kỹ thuật.
• Giấy tờ chứng minh đã hoàn thành chương trình thực tập kỹ thuật.
• Hộ chiếu, thẻ lưu trú và ảnh theo quy định.
• Kết quả thi tiếng Nhật nếu thuộc trường hợp phải dự thi, cùng giấy tờ pháp lý của công ty tiếp nhận.

Thời gian xử lý và chi phí tham khảo

Theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, thời gian cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú khoảng 1 đến 3 tháng. Thời gian xử lý hồ sơ đổi tư cách lưu trú trong Nhật Bản khoảng 1 đến 2 tháng và có thể lâu hơn vào cao điểm.

Chi phí chủ yếu là lệ phí thi và các khoản hành chính. Một số mức lệ phí thi tham khảo cho thí sinh tại Việt Nam: JFT-Basic khoảng 10.000 yên, kỳ thi kỹ năng ngành chăm sóc điều dưỡng khoảng 2.000 yên, ngành xây dựng khoảng 1.000 yên, ngành chế biến thực phẩm khoảng 8.000 yên. Mức phí có thể được điều chỉnh theo từng năm.

Luật Việt Nam quy định doanh nghiệp đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài chỉ được thu các khoản đã ghi rõ trong hợp đồng. Nếu có cá nhân yêu cầu nộp tiền để bảo đảm đỗ kỳ thi hoặc bảo đảm được miễn thi, đó là dấu hiệu lừa đảo.

• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú: khoảng 1 đến 3 tháng.
• Đổi tư cách lưu trú tại Nhật Bản: khoảng 1 đến 2 tháng, nên nộp trước ít nhất 2 tháng.
• Lệ phí thi tiếng Nhật và thi kỹ năng: vài nghìn yên cho mỗi kỳ thi.
• Không có khoản phí nào bảo đảm đỗ kỳ thi hoặc bảo đảm được miễn thi.
• Nên giữ biên lai tất cả các khoản đã nộp để làm căn cứ khi cần khiếu nại.

Lưu ý về việc chuyển đổi chương trình từ năm 2027

Nhật Bản đã ban hành chế độ mới thay thế chương trình thực tập kỹ thuật, gọi là Ikusei Roudou (lao động để đào tạo), dự kiến có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2027. Người đang thực tập theo chương trình hiện hành tiếp tục giữ quyền lợi theo quy định đang áp dụng.

Với người đang cân nhắc chuyển sang kỹ năng đặc định trong giai đoạn 2026, ba việc quan trọng là kiểm tra kỹ ngành và nhóm nghề, chuẩn bị đầy đủ chứng chỉ hoàn thành thực tập, và nộp hồ sơ sớm trước khi thời hạn lưu trú hiện tại kết thúc.

• Kỹ năng đặc định số 1 tối đa 5 năm và không được dẫn gia đình.
• Kỹ năng đặc định số 2 không giới hạn thời gian và được dẫn gia đình, nhưng chỉ mở cho một số ngành nhất định.
• Ngành chăm sóc điều dưỡng không thuộc diện số 2; con đường ở lại lâu dài là lấy chứng chỉ điều dưỡng viên quốc gia.
• Luôn kiểm tra thông tin trên cổng thông tin chính thức của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản trước khi nộp hồ sơ.

Nguồn tham khảo

• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản – Tư cách lưu trú kỹ năng đặc định (bản tiếng Việt)
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản – Các bước làm việc tại Nhật Bản (bản tiếng Việt)
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản – Câu hỏi thường gặp về kỹ năng đặc định (bản tiếng Việt)
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản – Thủ tục xin tư cách lưu trú kỹ năng đặc định
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản – Khuyến cáo nộp hồ sơ đổi tư cách lưu trú trước ít nhất hai tháng
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản – Hỏi đáp về chế độ lao động để đào tạo (Ikusei Roudou)