Đi Nhật diện thực tập sinh: quy trình, chi phí hợp pháp và quyền lợi (2026)

Thực tập sinh Nhật Bản là gì? Chương trình TITP đi mấy năm?

Thực tập sinh (hay tu nghiệp sinh) là cách gọi phổ biến của người lao động nước ngoài tham gia Chương trình thực tập kỹ thuật tại Nhật Bản — tên tiếng Anh là Technical Intern Training Program (TITP). Chương trình được Nhật Bản khởi tạo từ năm 1993 với mục tiêu chuyển giao kỹ năng, công nghệ cho các nước đang phát triển; từ tháng 11/2017 chương trình được quản lý theo Luật Thực tập kỹ thuật của Nhật Bản.

Về thời gian, chương trình chia làm 3 giai đoạn theo thâm niên: năm đầu tiên là Thực tập số 1 — giai đoạn tiếp thu kỹ năng; năm thứ 2 và thứ 3 là Thực tập số 2 — giai đoạn làm quen thành thạo; năm thứ 4 và thứ 5 là Thực tập số 3 — giai đoạn thành thạo, chỉ áp dụng khi nghiệp đoàn quản lý và công ty tiếp nhận đạt tiêu chuẩn 'loại ưu'. Thời gian thực tập tối đa theo quy định hiện hành là 5 năm.

Hầu hết người lao động đi theo diện 'đoàn thể quản lý' (nghiệp đoàn tiếp nhận và quản lý): theo số liệu năm 2023 của JITCO, hình thức này chiếm 98,3% số người có tư cách lưu trú thực tập kỹ thuật tại Nhật. Cần lưu ý một thay đổi lớn: Nhật Bản đã ban hành luật thay thế TITP bằng chế độ mới 'Ikusei Rōdō' (lao động để đào tạo), dự kiến có hiệu lực từ ngày 01/4/2027. Bạn có thể xem phân tích ở phần cuối bài.

Quy trình phái cử: từ tuyển chọn đến nhập cảnh Nhật Bản

Một suất thực tập sinh hợp pháp đi qua 2 tầng pháp lý: phía Việt Nam (doanh nghiệp phái cử được cấp phép) và phía Nhật Bản (nghiệp đoàn quản lý + công ty tiếp nhận được OTIT chấp thuận). Khung pháp lý Việt Nam là Luật số 69/2020/QH14 về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài, vừa được sửa đổi bởi Luật số 22/2026/QH16 (thông qua ngày 24/8/2026).

Trình tự phía Việt Nam có thể tóm gọn: (1) tham gia tuyển chọn trực tiếp với doanh nghiệp dịch vụ có giấy phép — lưu ý luật sửa đổi 2026 nghiêm cấm doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba tuyển chọn lao động; (2) ký hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, trong đó phải ghi rõ tiền dịch vụ và các khoản thu khác (nếu có), tiền ký quỹ (nếu có); (3) học tiếng Nhật và giáo dục định hướng trước khi xuất cảnh — theo luật sửa đổi, từ ngày 01/3/2027 doanh nghiệp chỉ được thu phí đào tạo sau khi người lao động đã được tuyển chọn và ký hợp đồng, không được thu ngay khi đăng ký tham gia; (4) hoàn thiện hồ sơ sức khỏe, lý lịch theo yêu cầu.

Phía Nhật Bản: nghiệp đoàn lập kế hoạch thực tập và xin chấp thuận của OTIT (tổ chức do Bộ Tư pháp và Bộ Y tế – Lao động – Phúc lợi Nhật giám sát), sau đó công ty tiếp nhận xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh; có giấy này bạn mới xin được visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản. Hợp đồng nhận lao động thực tập với phía Nhật cũng phải đăng ký tại cơ quan lao động Việt Nam theo quy định.

Để kiểm tra một doanh nghiệp có thực sự được cấp phép phái cử hay không, bạn tra cứu danh sách doanh nghiệp dịch vụ được cấp giấy phép do Cục Quản lý lao động ngoài nước (DOLAB, thuộc Bộ Nội vụ) công bố. Không nộp tiền cho cá nhân tự xưng 'cò' hoặc trung tâm không có giấy phép.

Chi phí đi Nhật diện thực tập sinh: đâu là các khoản hợp pháp?

Đây là câu hỏi được tìm kiếm nhiều nhất — và cũng là nơi xảy ra nhiều tranh chấp nhất. Nguyên tắc quan trọng: mọi khoản thu phải được ghi rõ trong hợp đồng trước khi người lao động nộp tiền. Nếu ai yêu cầu bạn thanh toán một khoản không có trong hợp đồng, không có biên lai, hoặc 'nộp trước giữ suất' qua người trung gian — đó là dấu hiệu của thu phí bất hợp pháp.

Với kênh chính thức, Trung tâm Lao động ngoài nước (COLAB) công bố mức minh bạch cho từng chương trình. Ví dụ chương trình IM Japan (phái cử thực tập kỹ thuật tại Nhật Bản do COLAB và Tổ chức IM Japan thực hiện): các khoản COLAB thu gồm quỹ hỗ trợ việc làm ngoài nước, học phí các khóa đào tạo tiếng Nhật và khóa chính thức trước phái cử, giáo dục định hướng — dự kiến khoảng 28 – 38 triệu đồng. Các khoản làm hộ chiếu, lệ phí visa, khám sức khỏe, tiền ăn ở ký túc xá thì người lao động trả trực tiếp cho đơn vị cung cấp dịch vụ.

COLAB cũng nêu rõ: 'ngoài các khoản chi phí nêu trên, người lao động khi tham gia chương trình này không phải nộp bất kỳ khoản chi phí nào khác', đồng thời cảnh báo người lao động tuyệt đối không nhờ người khác nộp hộ hồ sơ, không nộp hồ sơ qua tổ chức/cá nhân trung gian, môi giới, không tham gia lớp ôn tập 'tạo nguồn' thu phí và không ký hợp đồng tư vấn thu phí.

Với kênh doanh nghiệp phái cử thông thường, mức tiền dịch vụ và các khoản thu khác phụ thuộc từng thị trường, từng doanh nghiệp và được quy định chi tiết trong hợp đồng. Bạn nên: yêu cầu bảng kê đầy đủ trước khi ký; đối chiếu với hợp đồng mẫu do Bộ Nội vụ ban hành; giữ biên lai mọi khoản đã nộp. Từ 01/3/2027, quy định mới siết chặt thêm khâu thu phí đào tạo như đã nêu ở trên.

Một lưu ý về phía Nhật Bản: các chương trình chính thức thường có hỗ trợ sau khi hoàn thành. Ví dụ với IM Japan, khi về nước đúng hạn, thực tập sinh hoàn thành 3 năm được hỗ trợ khoảng 600.000 yên, hoàn thành 5 năm khoảng 1.000.000 yên để khởi nghiệp (tương đương khoảng 100 – 170 triệu đồng theo COLAB), cộng khoản hoàn tiền lương hưu (bảo hiểm hưu trí) khoảng 70 triệu đồng sau 3 năm.

Quyền lợi của thực tập sinh: lương, làm thêm giờ, bảo hiểm, nghỉ việc

Thực tập sinh làm việc theo hợp đồng lao động, được hưởng lương không thấp hơn mức lương tối thiểu do Bộ Y tế – Lao động – Phúc lợi Nhật Bản quy định cho từng vùng, và lương được chuyển vào tài khoản hàng tháng. Đây là quan hệ lao động đầy đủ — không phải 'học việc không lương'.

Làm thêm giờ được trả theo hệ số (theo hướng dẫn của COLAB): làm thêm trong giờ linh hoạt theo hợp đồng hưởng 1,0 lần; làm thêm ngoài giờ luật định 1,25 lần; làm việc ngày nghỉ theo luật định 1,35 lần; làm đêm (22h hôm trước đến 5h sáng hôm sau) 1,25 lần so với lương giờ theo hợp đồng.

Về bảo hiểm: thực tập sinh tham gia bảo hiểm tai nạn lao động (chi trả chi phí điều trị, trợ cấp khi mất khả năng làm việc, thương tật, tử tuất), bảo hiểm thất nghiệp (làm việc liên tục dưới 5 năm được hưởng trợ cấp tương đương 90 ngày lương khi mất việc), và bảo hiểm sức khỏe: bảo hiểm y tế chi trả 70%, bảo hiểm thực tập sinh do công ty tiếp nhận đóng chi trả 30% chi phí điều trị (cho các trường hợp ốm đau, tai nạn không thuộc diện tai nạn lao động). Thuế và bảo hiểm được khấu trừ từ lương; sau khi về nước, khoản tiền lương hưu đã đóng có thể được hoàn lại theo thủ tục (thường nhận sau khoảng 6 tháng kể từ khi hồ sơ được gửi sang Nhật).

Về chấm dứt hợp đồng: nếu công ty muốn cho thực tập sinh thôi việc, phải báo trước ít nhất 30 ngày và trả khoản trợ cấp ít nhất bằng 30 ngày lương trung bình, trừ trường hợp bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn...). Trường hợp thực tập sinh bị thương tích trong khi làm việc hoặc mắc bệnh nghề nghiệp, công ty không được cho thôi việc trong thời gian đang điều trị. Những câu hỏi về lương, giờ làm, điều kiện lao động có thể được tư vấn miễn phí bằng tiếng Việt qua các kênh hỗ trợ ở phần dưới.

Từ góc độ pháp luật Việt Nam, Luật số 22/2026/QH16 sửa đổi cũng bổ sung quy định doanh nghiệp phải có người đại diện ở nước ngoài để hỗ trợ người lao động, và phải thông báo ngay cho cơ quan nhà nước khi có vụ việc ảnh hưởng đến tính mạng, sức khỏe, quyền lợi của người lao động.

Bị thu phí trái quy định? Đây là những điều pháp luật cấm và kênh nhận trợ giúp

Luật Thực tập kỹ thuật Nhật Bản quy định rõ các hành vi bị nghiêm cấm nhằm bảo vệ người thực tập. Điển hình, Điều 46 cấm dùng vũ lực, đe dọa, giam giữ hay bất kỳ biện pháp nào trái ý chí để ép buộc thực tập; Điều 47 cấm nghiệp đoàn/công ty tiếp nhận thỏa thuận tiền phạt vi phạm hợp đồng hoặc bồi thường ấn định trước với thực tập sinh (và cả người thân như vợ/chồng, cha mẹ ruột của thực tập sinh), đồng thời cấm ép thực tập sinh gửi tiền tiết kiệm hay giao tài khoản tiết kiệm cho nghiệp đoàn; Điều 48 cấm giữ hộ chiếu hoặc thẻ cư trú của thực tập sinh. Nếu người 'trung gian' yêu cầu bạn ký một cam kết kiểu 'nếu bỏ về sẽ đền bù/giữ tiền đặt cọc lớn', hãy nhận biết rằng phía Nhật Bản không cho phép loại hợp đồng như vậy.

Tại Nhật Bản, OTIT là tổ chức tiếp nhận tư vấn cho người thực tập bằng tiếng mẹ đẻ, bao gồm tiếng Việt: tư vấn qua email/điện thoại, tại các văn phòng địa phương, hoặc tư vấn trực tuyến qua Zoom. Có cả đường dây SOS cho trường hợp khẩn cấp. Toàn bộ nội dung tư vấn miễn phí và được bảo mật — bạn có thể hỏi về lương, giờ làm, việc bị giữ giấy tờ, hoặc bị đối xử không đúng; danh sách kênh liên hệ cụ thể có tại trang tiếng Việt của OTIT.

Tại Việt Nam, COLAB (Trung tâm Lao động ngoài nước, Bộ Nội vụ) có đường dây tiếp nhận trực tiếp: số 01 Trịnh Hoài Đức, Hà Nội; điện thoại 024 7303 0199; email colab@colab.gov.vn. Khi tham gia bất kỳ chương trình nào, hãy kiểm tra doanh nghiệp phái cử trong danh sách được cấp phép của DOLAB, đọc kỹ hợp đồng trước khi ký, giữ lại biên lai các khoản đã nộp — đó là căn cứ để khiếu nại nếu bị thu quá quy định.

Lưu ý về tương lai: TITP sẽ chuyển thành chế độ Ikusei Rōdō từ ngày 01/4/2027. Chính phủ Nhật Bản coi đây là bước phát triển: chế độ mới đặt mục tiêu đào tạo và bảo đảm nguồn nhân lực cho các lĩnh vực thiếu lao động, với lộ trình chuyển lên tư cách 'Tokutei Ginou' (kỹ năng đặc định) được nêu trong luật. Người lao động đang tìm hiểu trong giai đoạn 2026 được quảng cáo tuyển chọn theo chương trình nào thì cần đọc kỹ: nếu đi trước mốc chuyển đổi, bạn vẫn theo TITP với đầy đủ quyền lợi như trên.

Nguồn tham khảo

• OTIT – Hướng dẫn cho thực tập sinh (bản tiếng Việt)
• OTIT – Chế độ Ikusei Rōdō (育成就労制度について)
• JITCO – Chương trình thực tập kỹ thuật tại Nhật Bản (外国人技能実習制度とは)
• COLAB – Điều kiện và thông tin chương trình thực tập kỹ thuật IM Japan
• COLAB – Những điều cần biết khi đi thực tập kỹ thuật tại Nhật Bản
• Luật Thực tập kỹ thuật Nhật Bản (e-Gov法令検索)