Thủ tục làm hộ chiếu phổ thông online 2026: hồ sơ, lệ phí và thời gian xử lý

Hộ chiếu phổ thông: khi nào cần làm mới, cấp lại

Hộ chiếu phổ thông cấp cho người từ đủ 14 tuổi trở lên có thời hạn sử dụng 10 năm; cấp cho người dưới 14 tuổi có thời hạn 5 năm. Cả hai loại đều không được gia hạn, nên khi hết hạn bạn phải làm thủ tục cấp mới. Hộ chiếu phổ thông cấp theo thủ tục rút gọn chỉ có thời hạn không quá 12 tháng và chỉ dùng một lần.

Bạn nên làm mới hoặc cấp lại hộ chiếu khi hộ chiếu hết hạn, sắp hết hạn (nhiều nước yêu cầu hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng), hộ chiếu bị hỏng hoặc bị mất, hết trang đóng dấu kiểm chứng hay hết trang dán visa, hoặc thông tin nhân thân trên hộ chiếu bị sai. Người đang có hộ chiếu chưa hết hạn vẫn có thể đề nghị cấp hộ chiếu mới, nhưng phải nộp lại hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất còn giá trị sử dụng.

• Hộ chiếu hết hạn hoặc sắp hết hạn: làm thủ tục cấp mới vì hộ chiếu phổ thông không được gia hạn.
• Hộ chiếu bị hỏng hoặc bị mất: đề nghị cấp lại, kèm đơn báo mất hoặc thông báo đã tiếp nhận đơn của cơ quan có thẩm quyền.
• Hộ chiếu hết trang đóng dấu kiểm chứng hoặc hết trang dán visa.
• Thông tin nhân thân trên hộ chiếu bị sai, cần cấp lại cho đúng.
• Từ ngày 01/7/2026, hộ chiếu phổ thông còn thời hạn sẽ bị hủy giá trị sử dụng khi công dân đã được cấp hộ chiếu phổ thông mới.

Hai cách nộp: trực tuyến (Cổng dịch vụ công Bộ Công an) và trực tiếp

Có hai cách phổ biến để nộp hồ sơ cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước. Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công an (dichvucong.bocongan.gov.vn); hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh. Ngoài ra còn hình thức gửi bổ sung hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công chức khi cơ quan tiếp nhận thông báo.

Khi nộp trực tiếp, bạn đến trụ sở Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh, xuất trình thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử, và có thể khai tờ khai trực tuyến trước khi đến để tiết kiệm thời gian chờ. Khi nộp trực tuyến, bạn khai tờ khai điện tử, tải ảnh chân dung, đính kèm giấy tờ và thanh toán lệ phí ngay trên cổng.

Một điểm cần lưu ý: hồ sơ nộp trực tuyến phải được chứng thực điện tử theo quy định; nếu hồ sơ chưa được chứng thực điện tử thì bạn phải gửi hồ sơ về cơ quan tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính công chức. Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 69/2026/TT-BCA của Bộ Công an thay thế 9 biểu mẫu cũ trong các thủ tục cấp, khôi phục và trình báo mất hộ chiếu; hồ sơ đã nộp trước ngày 01/7/2026 vẫn được giải quyết theo quy định cũ và không phải khai lại.

Chuẩn bị gì: ảnh, CCCD/VNeID, tờ khai điện tử và giấy tờ kèm theo

Thành phần hồ sơ cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước theo Cổng Dịch vụ công Quốc gia gồm tờ khai, ảnh, giấy tờ tùy thân và một số giấy tờ kèm theo tùy trường hợp.

Với ảnh nộp trực tuyến, cổng dịch vụ công yêu cầu thêm: ảnh định dạng jpeg 2000, diện tích khuôn mặt chiếm khoảng 75% diện tích ảnh, chiều cao từ mắt lên mép trên của ảnh xấp xỉ 2/3 chiều cao từ mắt xuống mép dưới. Ảnh không được chỉnh sửa, cắt ghép, phải sắc nét và có độ sáng phù hợp.

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông: trước đây là mẫu TK01 cho người từ 14 tuổi trở lên và mẫu TK01a cho người chưa đủ 14 tuổi (Thông tư 31/2023/TT-BCA); từ 01/7/2026 dùng bộ biểu mẫu mới theo Thông tư 69/2026/TT-BCA.
• Ảnh mới chụp không quá 6 tháng, cỡ 4cm x 6cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, rõ mặt, rõ hai tai, không đeo kính, trang phục lịch sự, phông nền trắng.
• Hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất còn giá trị sử dụng (nếu bạn đã từng được cấp); trường hợp hộ chiếu bị mất phải kèm đơn báo mất hoặc thông báo về việc đã tiếp nhận đơn của cơ quan có thẩm quyền.
• Bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh với người chưa đủ 14 tuổi chưa được cấp mã số định danh cá nhân.
• Bản sao giấy tờ chứng minh người đại diện hợp pháp với người chưa đủ 14 tuổi hoặc người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
• Thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân, căn cước điện tử trên VNeID hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để xuất trình khi nộp hồ sơ.

Lệ phí và thời gian xử lý theo quy định hiện hành

Theo Thông tư 28/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính (ban hành ngày 27/3/2026, áp dụng từ ngày 01/4/2026), lệ phí cấp hộ chiếu gồm cả hộ chiếu gắn chip điện tử và hộ chiếu không gắn chip điện tử như sau: cấp mới 200.000 đồng/lần cấp; cấp lại do bị hỏng hoặc bị mất 400.000 đồng/lần cấp; gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ 100.000 đồng/lần cấp.

Một số trang dịch vụ công vẫn hiển thị mức 160.000 đồng và 320.000 đồng. Đây là mức giảm 20% theo Thông tư 44/2023/TT-BTC chỉ áp dụng đến hết ngày 31/12/2023 và đã hết hiệu lực, nên bạn không nên tính theo mức này. Mức lệ phí hiện hành không phân biệt hình thức nộp trực tiếp, trực tuyến hay qua bưu chính.

Điểm đáng chú ý nhất hiện nay là chính sách miễn lệ phí. Từ ngày 15/8/2026 đến hết ngày 28/2/2027, công dân Việt Nam được miễn lệ phí cấp hộ chiếu phổ thông trong nước nếu có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID mức 2) và đáp ứng đủ điều kiện về tích hợp dữ liệu, nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến. Chính sách này theo Nghị quyết 66.22/2026/NQ-CP ngày 09/7/2026 và Thông tư 117/2026/TT-BTC ngày 14/8/2026; từ ngày 01/3/2027 sẽ áp dụng trở lại mức lệ phí nêu trên.

• Điều kiện miễn lệ phí: có tài khoản VNeID mức 2, tích hợp thành công thông tin hộ chiếu và nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến.
• 05 loại thông tin, giấy tờ cơ bản phải tích hợp trên VNeID: giấy khai sinh; thông tin thẻ ngân hàng hoặc tài khoản thanh toán, ví điện tử, tài khoản tiền di động; thông tin tài khoản an sinh xã hội; thông tin số thuê bao di động; sổ sức khỏe điện tử.
• Thời hạn giải quyết: 08 ngày làm việc, áp dụng chung cho nộp trực tiếp, nộp trực tuyến và nộp qua dịch vụ bưu chính.

Nhận hộ chiếu: trực tiếp hoặc qua bưu chính, kiểm tra tiến độ

Sau khi nộp hồ sơ, bạn có thể tự tra cứu tiến độ trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công an tại mục Tra cứu hồ sơ bằng cách nhập số hồ sơ và mã xác thực. Khi hồ sơ hiển thị trạng thái đã xử lý xong, nghĩa là hộ chiếu đã được in.

Bạn có thể nhận hộ chiếu trực tiếp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh hoặc đăng ký nhận qua đường bưu điện tại địa chỉ ghi trong hồ sơ. Theo hướng dẫn của một số địa phương, hộ chiếu sau khi in được chuyển từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh về địa phương trong khoảng 1 đến 2 ngày, còn thời gian nhận qua bưu điện thường khoảng 3 đến 4 ngày kể từ ngày có kết quả.

Cần lưu ý: nếu quá 12 tháng kể từ ngày cơ quan chức năng hẹn trả mà bạn không đến nhận hộ chiếu và không có thông báo bằng văn bản về lý do, hộ chiếu còn thời hạn có thể bị hủy giá trị sử dụng. Khi nhận trực tiếp, bạn nên mang theo thẻ căn cước và giấy hẹn để đối chiếu.

Lỗi thường gặp khi nộp online và cách xử lý

Lỗi phổ biến nhất khi nộp hồ sơ hộ chiếu trực tuyến là ảnh chân dung không trùng khớp với ảnh trên thẻ căn cước, khiến hồ sơ bị tạm dừng để kiểm tra. Cách xử lý là dùng ảnh mới chụp đúng quy chuẩn, không chỉnh sửa, cắt ghép; nếu bạn đã phẫu thuật thẩm mỹ hoặc diện mạo thay đổi nhiều thì nên làm lại thẻ căn cước trước khi đề nghị cấp hộ chiếu.

Ngoài lỗi ảnh, phần lớn trường hợp bị trả hồ sơ đều xuất phát từ việc dùng sai biểu mẫu hoặc thiếu giấy tờ. Bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai trùng với thẻ căn cước, dùng đúng mẫu tờ khai hiện hành và theo dõi trạng thái hồ sơ để xử lý sớm khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu bổ sung.

• Ảnh sai kích thước, sai phông nền hoặc sai định dạng: phải là ảnh 4cm x 6cm, nền trắng, file jpeg 2000.
• Ảnh đã qua chỉnh sửa, cắt ghép, thiếu độ sắc nét hoặc che tai, đeo kính: cần chụp lại theo đúng quy chuẩn.
• Dùng tờ khai theo mẫu cũ sau ngày 01/7/2026: hồ sơ bị trả lại, phải dùng đúng biểu mẫu hiện hành.
• Hồ sơ trực tuyến chưa được chứng thực điện tử: phải gửi bổ sung hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công chức.
• Không nộp lại hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất còn giá trị sử dụng khi đề nghị cấp hộ chiếu mới.
• Chưa đủ điều kiện miễn lệ phí nhưng tưởng đã được miễn: cần có tài khoản VNeID mức 2, tích hợp đủ 05 loại thông tin và nộp trực tuyến, nếu không sẽ phải nộp lệ phí theo quy định.

Nguồn tham khảo

• Cổng Dịch vụ công Bộ Công an - Cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia - Cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước (thực hiện tại cấp tỉnh)
• Cổng khai điện tử tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu - Cục Quản lý xuất nhập cảnh
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an
• Báo Điện tử Chính phủ - Mức thu lệ phí cấp hộ chiếu, giấy thông hành, giấy phép xuất cảnh (Thông tư 28/2026/TT-BTC)
• Công an tỉnh Khánh Hòa - Quy định mới về lệ phí cấp hộ chiếu năm 2026
• Công an thành phố Hải Phòng - Miễn, giảm lệ phí cấp hộ chiếu trực tuyến qua VNeID từ ngày 15/8/2026
• Công an tỉnh Khánh Hòa - Hướng dẫn cách chụp ảnh để làm hộ chiếu phổ thông online
• Công an tỉnh Khánh Hòa - Cách tra cứu kết quả xử lý hộ chiếu trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công an