Dòng tiền và tồn kho khi bán xuyên biên giới: tính vòng quay vốn trước khi nhập hàng

Lợi nhuận trên giấy và tiền mặt trong tài khoản là hai chuyện khác nhau

Một người bán có thể có lợi nhuận dương mỗi tháng nhưng vẫn thiếu tiền để nhập lô tiếp theo. Nguyên nhân thường nằm ở khoảng thời gian giữa lúc trả tiền cho nhà cung cấp và lúc tiền bán hàng thực sự về tài khoản.

Khoảng thời gian đó được gọi là chu kỳ chuyển đổi tiền mặt. Nó gồm số ngày hàng nằm trong kho, số ngày chờ khách thanh toán và số ngày được phép trả chậm nhà cung cấp. Khi chu kỳ dài, doanh nghiệp cần nhiều vốn lưu động hơn cho cùng một mức doanh thu.

Ba con số cần đo

Số ngày tồn kho cho biết trung bình một lô hàng nằm bao lâu trước khi bán được. Số ngày thu tiền là thời gian từ lúc bán đến lúc tiền về tài khoản ngân hàng, bao gồm thời gian sàn giữ tiền và thời gian chuyển khoản. Số ngày trả nhà cung cấp là thời hạn thanh toán bạn thương lượng được.

Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt xấp xỉ bằng số ngày tồn kho cộng số ngày thu tiền trừ số ngày trả nhà cung cấp. Nếu kết quả là 75 ngày, bạn cần đủ vốn để vận hành 75 ngày trước khi dòng tiền quay lại.

Công cụ tính dòng tiền tồn kho giúp nhập các con số này và xem lượng vốn cần giữ, cùng tác động khi rút ngắn hoặc kéo dài từng giai đoạn.

Ví dụ một lô hàng 30.000 USD

Giả sử hàng đi đường và nằm kho 45 ngày, sàn giữ tiền 14 ngày, nhà cung cấp cho trả chậm 30 ngày. Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt là 29 ngày. Với doanh thu 30.000 USD mỗi chu kỳ, bạn cần khoảng 29.000 USD vốn lưu động để không bị gián đoạn.

Nếu nhà cung cấp rút ngắn thời hạn trả chậm còn 10 ngày, chu kỳ tăng lên 49 ngày và nhu cầu vốn tăng gần gấp đôi. Đây là lý do các điều khoản thanh toán với nhà cung cấp quan trọng không kém giá nhập hàng.

Cách giảm vốn bị khóa

Có bốn hướng chính: giảm lượng hàng nhập mỗi lần và tăng số lần nhập, rút ngắn thời gian hàng nằm kho bằng cách bán đúng sản phẩm, giảm thời gian thu tiền bằng cách chọn kênh thanh toán phù hợp, và thương lượng thời hạn trả chậm với nhà cung cấp.

Mỗi hướng đều có đánh đổi. Nhập ít hơn có thể làm tăng chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị và tăng rủi ro hết hàng. Rút ngắn thời gian thu tiền có thể đi kèm phí giao dịch cao hơn. Điều quan trọng là nhìn thấy đánh đổi đó bằng số, không chỉ bằng cảm giác.

Lập kế hoạch vốn theo mùa

Doanh số thường tăng vào các mùa cao điểm, và nhu cầu vốn cũng tăng trước đó vài tháng khi bạn nhập hàng. Nếu chỉ nhìn doanh thu tháng hiện tại, bạn sẽ phát hiện thiếu vốn quá muộn.

Hãy lập một lịch nhập hàng theo tuần, gắn với dự báo bán hàng và thời gian vận chuyển thực tế. Với mỗi lô, ghi rõ ngày đặt, ngày hàng về, ngày dự kiến bán hết và ngày tiền về. Lịch này là công cụ quản trị dòng tiền đơn giản nhưng hiệu quả hơn nhiều bảng tính lợi nhuận chỉ nhìn một tháng.

Nguồn tham khảo

• IRS — Publication 538: Accounting Periods and Methods
• U.S. Small Business Administration — Manage your finances