Kế hoạch nhập lại hàng: tính đúng thời điểm đặt để không hết hàng, không chôn vốn

Hai lỗi tốn tiền nhất trong tồn kho

Lỗi thứ nhất là hết hàng đúng lúc bán chạy. Khi sản phẩm hết hàng, bạn mất doanh thu, mất thứ hạng tìm kiếm và có thể mất cả buy box. Lỗi thứ hai là đặt quá nhiều, khiến vốn bị chôn trong hàng chậm bán và phát sinh phí lưu kho.

Cả hai lỗi đều đến từ việc đặt hàng theo cảm tính thay vì theo tốc độ bán và thời gian vận chuyển. Một kế hoạch nhập lại tốt chỉ cần ba con số: tốc độ bán trung bình mỗi ngày, thời gian từ lúc đặt đến lúc hàng sẵn sàng bán, và mức tồn kho an toàn.

Điểm đặt hàng lại

Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà tại đó bạn phải đặt lô tiếp theo để hàng về kịp trước khi hết. Công thức cơ bản là tốc độ bán mỗi ngày nhân với tổng thời gian chờ, cộng thêm tồn kho an toàn.

Thời gian chờ không chỉ là thời gian vận chuyển. Nó gồm thời gian sản xuất, thời gian đóng gói, thời gian vận chuyển quốc tế, thời gian nhập kho và thời gian hàng được xử lý để bán được. Bỏ sót bất kỳ khâu nào cũng khiến điểm đặt hàng bị tính thấp.

Bạn có thể nhập tốc độ bán, thời gian chờ và tồn kho an toàn vào công cụ tính điểm đặt hàng lại để xem thời điểm đặt và lượng đặt gợi ý.

Lượng đặt tối ưu không phải càng nhiều càng rẻ

Đặt lô lớn giúp giảm giá thành đơn vị nhưng làm tăng vốn tồn kho và rủi ro hàng chậm bán. Đặt lô nhỏ giúp quay vòng vốn nhanh nhưng có thể không đủ hàng và chịu cước vận chuyển cao hơn trên mỗi đơn vị.

Cách cân bằng là tính lượng đặt theo số ngày bán mong muốn, sau đó kiểm tra xem vốn tồn kho có nằm trong giới hạn dòng tiền hay không. Nếu vượt giới hạn, giảm lượng đặt hoặc chia lô thay vì vay thêm để giữ hàng.

Vòng quay tồn kho và hàng chậm bán

Vòng quay tồn kho cho biết bạn bán hết lượng hàng hiện có trong bao lâu. Nếu con số này quá lớn, nghĩa là vốn đang nằm trong kho quá lâu. Hãy tách riêng các sản phẩm chậm bán để có kế hoạch xả hàng trước khi phát sinh phí lưu kho dài hạn.

Bài dòng tiền tồn kho khi bán xuyên biên giới giải thích cách nối chu kỳ nhập hàng với dòng tiền, còn công cụ tính dòng tiền tồn kho giúp ước tính vốn cần cho từng chu kỳ.

Kiểm tra lại kế hoạch mỗi tháng

Tốc độ bán thay đổi theo mùa, theo quảng cáo và theo đối thủ. Một điểm đặt hàng đúng vào tháng trước có thể sai vào tháng này. Hãy cập nhật tốc độ bán trung bình theo 30 ngày gần nhất và điều chỉnh tồn kho an toàn khi chuẩn bị vào mùa cao điểm.

Với sản phẩm có nhiều biến thể, nên tính riêng cho từng biến thể thay vì gộp chung. Một biến thể bán chậm có thể che mất việc biến thể khác sắp hết hàng, dẫn đến mất doanh thu ngay trong lúc tổng tồn kho trông vẫn còn nhiều.

Nguồn tham khảo

• Shopify Blog — Inventory management
• Shopify Blog — Inventory control