Thủ tục xin visa Schengen du lịch châu Âu từ Việt Nam: hồ sơ, lệ phí và nơi nộp

Visa Schengen là gì và đi được những nước nào?

Visa Schengen là loại thị thực ngắn hạn cho phép bạn nhập cảnh và đi lại trong khu vực Schengen với tổng thời gian lưu trú tối đa 90 ngày trong bất kỳ khoảng 180 ngày nào. Khu vực này hiện gồm 29 quốc gia áp dụng chung một bộ quy tắc visa, nên chỉ cần một tấm visa là bạn có thể đi qua nhiều nước trong cùng chuyến đi.

Các điểm đến quen thuộc với khách Việt gồm Đức, Pháp, Ý, Tây Ban Nha, Hà Lan, Bỉ, Áo, Thụy Sĩ, Bồ Đào Nha, Hy Lạp, Ba Lan, Séc, Hungary, Đan Mạch, Na Uy, Thụy Điển, Phần Lan cùng Iceland và Liechtenstein. Một số nước châu Âu không nằm trong khối Schengen như Ireland và Vương quốc Anh, nên bạn phải xin visa riêng nếu muốn ghé thăm.

Cần lưu ý visa Schengen chỉ dành cho mục đích ngắn hạn như du lịch, thăm thân hoặc công tác. Bạn không được dùng loại visa này để làm việc hay học dài hạn; các mục đích đó phải xin thị thực quốc gia riêng của từng nước.

Nộp hồ sơ ở đâu: nguyên tắc chọn nước để xin visa

Đây là bước nhiều người làm sai nhất. Nguyên tắc chính thức của Ủy ban châu Âu là bạn phải nộp hồ sơ tại cơ quan lãnh sự của nước mình dự định đến. Nếu đi nhiều nước, bạn nộp cho nước nơi bạn lưu trú lâu nhất. Trường hợp thời gian lưu trú ở các nước bằng nhau, bạn nộp cho nước mà bạn nhập cảnh đầu tiên.

Ngoài ra, bạn phải nộp tại cơ quan có thẩm quyền theo nơi cư trú của mình. Tại Việt Nam, nhiều đại sứ quán giao việc tiếp nhận hồ sơ cho các trung tâm dịch vụ được chỉ định như VFS Global hoặc TLScontact, tức bạn vẫn xin visa của nước đó nhưng nộp và lấy sinh trắc học tại trung tâm thay vì vào đại sứ quán.

Ba quy tắc cần nhớ khi chọn nơi nộp:

• Một điểm đến duy nhất: nộp cho nước đó.
• Nhiều điểm đến: nộp cho nước bạn ở lâu nhất.
• Thời gian lưu trú bằng nhau: nộp cho nước bạn nhập cảnh đầu tiên.

Hồ sơ cơ bản: tờ khai, bảo hiểm du lịch, tài chính và lịch trình

Bộ hồ sơ Schengen dùng mẫu tờ khai thống nhất, kèm hộ chiếu còn hiệu lực, ảnh theo chuẩn ICAO và các giấy tờ chứng minh mục đích chuyến đi. Đại sứ quán Đức tại Việt Nam nêu rõ ảnh phải là ảnh sinh trắc học cỡ 45mm x 35mm, hai ảnh giống nhau và chụp gần đây.

Bảo hiểm du lịch là giấy tờ bắt buộc và phải bao gồm chi phí chăm sóc y tế khẩn cấp, nằm viện và hồi hương. Mức bảo hiểm tối thiểu theo quy định Schengen là 30.000 EUR, và thời hạn bảo hiểm phải bao trùm toàn bộ thời gian bạn ở khu vực Schengen.

Bạn cũng nên chuẩn bị sẵn các nhóm giấy tờ sau để hồ sơ không bị yêu cầu bổ sung:

• Hộ chiếu còn hạn, còn trang trống và bản sao các trang thông tin.
• Tờ khai xin visa Schengen điền đầy đủ, ký tên.
• Ảnh sinh trắc học đúng quy cách, chụp gần đây.
• Bảo hiểm du lịch mức tối thiểu 30.000 EUR cho toàn bộ chuyến đi.
• Giấy tờ chứng minh công việc, thu nhập và tài chính (sao kê, xác nhận lương, giấy phép kinh doanh).
• Lịch trình chi tiết, xác nhận đặt phòng và đặt vé máy bay.

Lệ phí, đặt lịch, sinh trắc học (VIS) và thời gian xử lý

Từ ngày 11/6/2024, lệ phí visa Schengen là 90 EUR cho người lớn và 45 EUR cho trẻ từ 6 đến dưới 12 tuổi; trẻ dưới 6 tuổi được miễn phí. Một số nhóm đối tượng theo quốc tịch hoặc thỏa thuận riêng có thể được áp mức phí thấp hơn. Ngoài lệ phí này, trung tâm tiếp nhận có thể thu thêm phí dịch vụ của họ.

Về thời điểm nộp, bạn không nên nộp quá sớm hoặc quá muộn: hồ sơ có thể nộp sớm nhất 6 tháng trước ngày khởi hành và phải được nộp chậm nhất 15 ngày trước chuyến đi. Đây là khoảng thời gian bạn cần lưu ý khi lên kế hoạch đặt lịch hẹn.

Thời gian xử lý thông thường là 15 ngày; trong một số trường hợp cần xem xét kỹ hơn, thời gian có thể kéo dài tới 45 ngày. Vì vậy bạn nên nộp sớm và không đặt vé không hoàn hủy trước khi có kết quả.

Khi nộp hồ sơ, bạn sẽ được lấy dấu vân tay để lưu vào Hệ thống Thông tin Visa (VIS). Dữ liệu sinh trắc học được lưu trong 5 năm và có thể tái sử dụng cho các lần xin visa sau trong khoảng thời gian đó, nên không phải lúc nào bạn cũng cần lấy lại dấu vân tay.

Cách khai lịch trình và đặt dịch vụ khi chưa có visa

Việc khai lịch trình không nhằm khuyến khích bạn mua vé trước, mà để chứng minh chuyến đi có thật và hợp lý. Hãy đặt phòng khách sạn loại miễn phí hủy và giữ lại xác nhận, đồng thời chuẩn bị bản đặt chỗ vé máy bay thay vì mua vé không hoàn. Nhiều hãng và đại lý có dịch vụ giữ chỗ có thời hạn, đủ để bạn nộp hồ sơ.

Điều quan trọng nhất là sự nhất quán. Lịch trình bạn khai phải khớp với nơi bạn chọn nộp hồ sơ: nước lưu trú dài nhất, hoặc nước nhập cảnh đầu tiên nếu số đêm bằng nhau. Số ngày trong lịch trình, xác nhận đặt phòng và bảo hiểm nên trùng khớp nhau, tránh trường hợp bảo hiểm ngắn hơn thời gian xin lưu trú.

Nếu đã có người thân hoặc khách sạn đứng ra bảo lãnh ăn ở, bạn nên kèm giấy xác nhận và giấy tờ chứng minh chỗ ở của họ để lịch trình thuyết phục hơn. Cuối cùng, hãy giữ bản sao toàn bộ hồ sơ đã nộp để đối chiếu khi phỏng vấn hoặc khi được yêu cầu bổ sung.

Những thay đổi mới cần theo dõi: EES và ETIAS

Hệ thống nhập cảnh/xuất cảnh EES đã vận hành đầy đủ từ ngày 10/4/2026. Khi nhập cảnh khu vực Schengen, người ngoài EU sẽ được ghi nhận ảnh khuôn mặt, dấu vân tay và dữ liệu từ giấy tờ đi lại, thay cho việc đóng dấu hộ chiếu giấy. Đây là bước thay đổi kỹ thuật tại cửa khẩu, không thay thế visa Schengen mà bạn vẫn phải xin trước.

Hệ thống ETIAS dành cho công dân các nước được miễn visa Schengen. Vì công dân Việt Nam cần visa Schengen để nhập cảnh, ETIAS không áp dụng cho người mang hộ chiếu Việt Nam. Theo Ủy ban châu Âu, ETIAS dự kiến bắt đầu hoạt động vào quý 4 năm 2026, phí xin là 20 EUR, người dưới 18 tuổi và trên 70 tuổi được miễn phí, và giấy phép có hiệu lực 3 năm.

Lời khuyên thực tế là hãy luôn đối chiếu thông tin mới nhất trên trang của Ủy ban châu Âu và trang của đại sứ quán nước bạn xin visa trước khi nộp hồ sơ, vì cả biểu phí, thời gian xử lý và quy trình tiếp nhận đều có thể được điều chỉnh theo từng thời điểm.

Nguồn tham khảo

• Ủy ban châu Âu - Chính sách visa Schengen (Migration and Home Affairs)
• Ủy ban châu Âu - Nộp đơn xin visa Schengen: nơi nộp, lệ phí, thời gian xử lý
• Ủy ban châu Âu - Lệ phí visa Schengen tăng kể từ ngày 11/6/2024
• Đại sứ quán Đức tại Việt Nam - Danh sách giấy tờ xin thị thực du lịch
• Đại sứ quán Đức tại Việt Nam - Thị thực và nhập cảnh
• Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam - Xin thị thực
• Ủy ban châu Âu - Hệ thống Thông tin Visa (VIS) và dữ liệu sinh trắc học
• Ủy ban châu Âu - Hệ thống nhập cảnh/xuất cảnh EES vận hành đầy đủ từ 10/4/2026
• Ủy ban châu Âu - ETIAS sẽ có phí 20 EUR, dự kiến hoạt động quý 4/2026